Come scrivere un’email efficace? Consigli pratici e indicazioni utili

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Scrivere una mail correttamente non è difficile: sono sufficienti alcuni accorgimenti per non rischiare di essere troppo informali in situazioni formali, e viceversa. Se temi di commettere errori che potrebbero precludere un eventuale aggancio professionale, non preoccuparti, non succederà. Infatti, stai per scoprire come scrivere un’email efficace e pertinente al contesto.

Come scrivere una mail informale?

La mail informale è solitamente indirizzata a una persona che conosci piuttosto bene e con la quale hai confidenza (un’amica/o, un/una collega in qualche comunicazione interna). Rispettando sempre l’ortografia e scrivendo un messaggio coerente, puoi adottare un tono colloquiale e conversazionale.

Introduzione/saluto formale

Puoi aprire il messaggio utilizzando formule di saluto come per esempio “Cara/o”, “Mia/o cara/o”, “Carissima/o”, o anche semplicemente “Ciao“, a cui seguirà il nome della destinataria o del destinatario.

Una volta scelta la formula introduttiva di saluto, apponi la virgola dopo il nome e vai a capo, in modo da separare l’introduzione dal vero e proprio corpo del messaggio.

Corpo del messaggio

Qui puoi inserire tutto ciò che desideri comunicare. Anche se si tratta di una mail da inviare a una persona con cui intrattieni un rapporto confidenziale, ricorda comunque di suddividere il messaggio in più paragrafi, per facilitarne la lettura. Inoltre, se possibile, non dilungarti troppo, e utilizza frasi brevi (paratassi).

Come anticipato poco fa, tieni sempre a mente coesione (rispetto della sintassi e delle norme grammaticali in generale) e coerenza (frasi e discorsi di senso compiuto).

Conclusione/saluti informali

Qui puoi utilizzare una formula di chiusura adeguata al messaggio, come per esempio “Ti saluto con affetto/saluti affettuosi“, “Con affetto/con amicizia“, “Spero di vederti presto/il prima possibile“, “A presto/ci vediamo presto“, “Un caloroso saluto” ecc, aggiungendo, eventualmente, “Buon inizio di settimana/Buon fine settimana” (alcuni prediligono l’anglicismo “Buon weekend”) e firma l’email scrivendo il tuo nome o la tua iniziale, senza il cognome.

Post Scriptum

Nelle mail informali o amichevoli è inoltre possibile apporre in calce anche un P.S.: è una breve nota aggiuntiva che può contenere un’informazione che hai dimenticato di inserire nel corpo del messaggio. Il P.S. va sempre messo dopo la firma.

Inserire emoji nelle mail informali?

Dipende. In uno scambio informale tra amici o anche tra colleghi, per qualche comunicazione interna e senza altre persone (capi) in CC, può creare un’atmosfera rilassata e positiva.

Tuttavia, meglio non esagerare: un emoji a fine mail andrà benissimo, ma inserire uno smile dopo ogni frase può risultare fastidioso.

Come scrivere una mail formale?

Può essere necessaria in un contesto professionale o quando devi rivolgerti a professionisti per questioni burocratiche o altri servizi (avvocato, notaio, commercialista, comunicazioni con la banca ecc.).

In queste circostanze, il tono della mail sarà sicuramente più formale e sarà necessario prestare attenzione alla correttezza e alla compiutezza della comunicazione.

Introduzione/saluto formale

Dato che non hai un rapporto confidenziale con il destinatario, è bene iniziare con un saluto di circostanza, che include solitamente:

• un aggettivo di circostanza;
• il titolo della persona cui ti stai rivolgendo;
• il cognome della persona.

Per esempio, puoi utilizzare “Spettabile”; “Spett. le Sig./Sig.ra”; “Egregia/o Dott./Dott.ssa”; “Gentile Prof./Prof.ssa/Ing./Rag.” ecc.

In alternativa, se con la persona cui ti rivolgi hai una certa consuetudine, puoi anche esordire con “Buongiorno/Buonasera”, seguiti dal nome del destinatario o della destinataria, con relativo titolo.

In tutti i casi, dopo il saluto iniziale devi sempre inserire una virgola e andare a capo, in modo da dedicarti al corpo del messaggio.

Corpo del messaggio: 3 aspetti da considerare

Dato che si tratta di una comunicazione formale, puoi valutare di inserire una breve presentazione nella quale spieghi chi sei e perché hai deciso di scrivere la mail, specie se il destinatario non ti conosce. In seguito, nel corpo del messaggio, fai attenzione a questi tre aspetti:

1. Chiarezza e brevità 

Vai subito al punto, spiegando al destinatario il motivo del tuo messaggio, magari introducendo l’argomento con frasi come “Le scrivo per/perché…“ o “La contatto per/perché…“. Inoltre, per evitare di annoiare il destinatario, cerca di essere breve e di scrivere frasi concise. È preferibile suddividere il corpo del messaggio in più paragrafi, per una lettura agevole.

2. Fai attenzione a grammatica e punteggiatura 

Poiché ciò che scrivi potrebbe essere indirizzato anche a potenziali clienti, partner aziendali o datori di lavoro, è importante fare una buona impressione.

Per questa ragione, assicurati che il testo sia privo di errori grammaticali o di punteggiatura. Inoltre, non fare esclusivo affidamento ai correttori automatici: a volte potrebbero interpretare male il senso di alcune frasi e modificare in modo automatico “e” in “è“, “o” in “ho“, “hanno” in “anno“, etc., alterando il senso del messaggio e generando confusione.

3. Segnala l’eventuale apposizione di allegati 

Segnala l’eventuale presenza di allegati nel corpo messaggio, specificando il numero di allegati e cosa contengono. Infatti, talvolta gli allegati possono sfuggire, e ciò non deve accadere, soprattutto se contengono materiale importante, come un brief aziendale o una documentazione da firmare e inoltrare con urgenza.

Qui trovi altri consigli per imparare a scrivere bene. 

Come concludere un’e-mail formale/saluti formali

Anche la conclusione del messaggio dev’essere adeguata. Il tono deve essere coerente con i saluti iniziali, e richiamare lo stesso aggettivo di circostanza.

Se nei saluti introduttivi hai utilizzato formule quali “Egregio/a” “Spettabile/Spett. le” e simili, sarebbe appropriato utilizzare un saluto finale più formale, come per esempio “Cordiali Saluti“, “Distinti Saluti” oppure “Cordialmente“.

Invece, se hai utilizzato una forma di saluto iniziale come “Buongiorno” o “Buonasera”, puoi usare una forma di saluto finale un po’ meno formale, come ad esempio “Buon proseguimento di giornata/settimana“, “Buona giornata“, “Buona serata“, “Buon lavoro“, “Buon fine settimana”, etc.

Una volta scelta la forma di congedo più adatta, inserisci la tua firma: può essere semplice, con solo nome e cognome, oppure completa, con nome, cognome e informazioni di contatto.

Come introdurre e concludere una mail informale in inglese?

Se i tuoi rapporti di lavoro prevedono comunicazioni con partner internazionali e l’inglese è la lingua d’uso, gli aggettivi di circostanza che puoi utilizzare nell’introduzione sono “Dear Sir” (equivale a “Gentile Sig.”) o “Dear Madam” (equivale a “Gentile Sig.ra”).

Invece, come frasi di congedo puoi utilizzare “We/I look forward to hearing from you soon” (corrisponde a “Ci sentiamo presto/A presto”) o “Sincerely“, “Yours Sincerely“ o anche “Yours faithfully” (forme equiparabili a “Distinti Saluti”, “Cordialmente”, “Cordiali saluti” etc.).

Come scrivere un’email ad un’azienda: comunicazione professionale efficace

Potrebbe esserti utile una sorta di vademecum per una comunicazione aziendale efficace e sempre adeguata al contesto. Qui trovi 9 consigli ai quali fare riferimento:

1. Usa con moderazione la funzione di Copia Conoscenza

Non è il massimo essere tempestati di notifiche quando non necessario; utilizza la CC solo se il contenuto della mail interessa davvero tutti i destinatari, e se questa funzione può davvero servire a risparmiare tempo e mail.

2. “Rispondi a tutti” solo se puoi generalizzare 

Meglio evitare l’effetto “chat di gruppo”: pondera bene se la tua risposta deve raggiungere tutti o se può interessare solamente il mittente e uno o due degli altri destinatari.

3. Riservatezza in caso di molti destinatari

Quando devi inviare la stessa comunicazione a molte persone differenti, per non violare la privacy inserisci tutti gli indirizzi nella riga della “Copia Conoscenza Nascosta” o CCN: in questo modo tutelerai i tuoi destinatari ed eviterai che chiunque possa contattarli in modo indesiderato.

4. Inserisci sempre chiaramente l’oggetto della mail

Soprattutto chi riceve tante e-mail (un project manager, un superiore) deve selezionare le comunicazioni importanti, e il principale criterio è proprio l’oggetto: se non è specificato, la mail sarà molto probabilmente ignorata o letta in coda a tutte quelle più importanti in ordine di priorità (e che hanno espresso priorità e urgenza proprio nell’ oggetto).

5. Evita un oggetto troppo verboso

Al contrario, anche una riga dell’oggetto troppo lunga può far ignorare la lettura della mail. Peraltro, sempre più persone controllano le prime mail della giornata da smartphone o tablet, e non da un desktop: ciò richiede sintesi, per essere efficaci e comunicare priorità.

6. Chiarezza nel corpo della mail

La mail è una lettera elettronica e si legge su uno schermo, tuttavia talvolta è ancora opportuno scrivere una buona lettera cartacea, anche se meno diffuso.  Nella lettura di una email sullo schermo la soglia di attenzione è bassa e i punti salienti del messaggio devono risaltare: l’approfondimento è successivo, dopo che il cervello ha recepito l’argomento. Per questa ragione, fai attenzione alla struttura della tua mail onde agevolare la lettura e la comprensione immediata.

Se il corpo del testo include una sequenza di voci o argomenti, l’elenco puntato o numerato può aiutare a comporre il testo secondo una logica più chiara, e ti consente di porre l’accento su eventuali priorità. Un esempio:

• elenco delle attività svolte,
• elenco dei punti da chiarire,
• elenco di voci.

6. Sì alla sintesi 

Se una comunicazione è delicata e complessa, nella mail attieniti ai punti essenziali, per chiarire e approfondire eventualmente a voce o telefonicamente.

7. Attenzione a errori e refusi

Soprattutto se la mail è formale e la comunicazione è delicata e importante, rileggi sempre (più volte, se necessario) quanto hai scritto.

8. Evita le maiuscole sia nell’oggetto, sia nel corpo della mail

Attenzione a non inserire maiuscole nell’oggetto, poiché la tua mail potrebbe finire tra gli spam. Nel corpo del messaggio, l’uso delle maiuscole indica una comunicazione urlata. Perciò, ciò che esprime è rabbia, polemica, creando disagio e fastidio nella persona che legge.

9. Cerca sempre di rispondere allo stesso thread

Durante una giornata di lavoro, può accadere di comunicare varie volte con gli stessi destinatari, ma magari riguardo ad argomenti differenti. Per questo motivo, per non fare confusione è consigliabile “Rispondere” al thread già iniziato per ciascun argomento, anziché ricominciare da zero la comunicazione.

Corsi online per imparare a scrivere e-mail efficaci

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• Il metodo per scrivere oggetti apri e-mail o ignora e-mail.
• Come scrivere una e-mail a tanti destinatari diversi tra loro.
• Come utilizzare nel modo corretto destinatario principale e in CC.
• Cosa scrivere prima di entrare in argomento con il destinatario.
• Quale deve essere la giusta sequenza delle informazioni nella tua e-mail.

 

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