Sei forse alle prese con la stesura di una relazione e ti occorrono informazioni per realizzarla al meglio? Se ti stai chiedendo come scrivere una relazione corretta ed efficace, sei nel posto giusto. In questa guida, ti spiegheremo tutti i passaggi da seguire per realizzare un testo davvero efficace. Cominciamo!
Partiamo dalle basi: cos’è una relazione?
La relazione è un testo che fornisce informazioni in modo dettagliato, oggettivo e strutturato su un’attività di studio o su un avvenimento di cui si è fatta esperienza diretta, oppure espone un argomento sul quale si è raccolta un’apposita documentazione.
Si tratta di un testo importante per chi lo leggerà, e deve quindi essere redatto in maniera impeccabile, senza errori di forma: prima di scrivere una relazione è dunque molto importante sapere come imparare a scrivere bene e in un italiano appropriato.
Al pari di un white paper o di un piano di comunicazione, anche la relazione è complessa e richiede grande attenzione e precisione per essere stilata in modo efficace.
Una valida relazione deve possedere almeno queste tre caratteristiche:
- Esporre i fatti in modo chiaro, preciso e ben organizzato;
- Offrire utili spunti di riflessione;
- Quando possibile, proporre soluzioni a eventuali problemi esposti.
Quindi, riassumendo, la relazione è un documento che sintetizza i risultati di una ricerca, i contenuti di un progetto o gli eventi di un’esperienza.
Un tipico esempio di relazione potrebbe essere il report mensile dell’attività aziendale. In questo caso, oltre a fornire i dati inerenti al lavoro svolto, sono forniti anche spunti di riflessione sull’andamento dell’attività e possibili soluzioni a problematiche emerse. Nel prossimo paragrafo vedremo quali tipi di relazione sono piuttosto diffusi.
Quali tipi di relazione possiamo individuare?
Vediamo di seguito alcuni classici esempi di relazione.
Relazione tecnica
È un documento tecnico che serve a illustrare il lavoro svolto da una o più persone, fornendo agli interessati informazioni su metodi applicati, eventuali problematiche incontrate, soluzioni adottate e conclusioni cui si è giunti.
Relazione di fattibilità
È un documento che contiene le analisi e le valutazioni delle caratteristiche, dei costi e dell’impatto di un progetto, partendo dall’idea generale. La relazione di fattibilità contiene informazioni tecniche ed economiche, che includono le analisi costi-benefici, necessarie a capire se un progetto è sostenibile e se possieda un equilibrio economico e finanziario.
Relazione finanziaria
Questo documento contiene tutte le informazioni necessarie a capire a che punto è la gestione di una società pubblica o privata. Solitamente viene redatto dagli amministratori e allegato al bilancio. Oltre a ricavi, costi e investimenti, la relazione finanziaria include informazioni su attività di ricerca, sviluppo, evoluzione della gestione, obiettivi e possibili rischi.
Field report
È molto diffuso in ambito accademico e delle scienze sociali. È un documento utile a descrivere e analizzare dati e osservazioni attinenti a un determinato ambito di conoscenza, spesso in relazione a un problema o a un tema principale su cui verte lo studio in questione. Spesso, questo documento contiene l’interpretazione del ricercatore o le sue osservazioni sui dati raccolti.
Relazione accademica
È una tipologia di documenti prodotti in ambito universitario per relazionare a proposito di particolari elementi, fatti, operazioni che concorrono a gestire e normare la vita dell’ateneo. Per esempio, la relazione accademica può essere scritta dal rettore dell’ateneo.
Relazione di un libro
Questo è un documento scolastico che contiene una serie di elementi importanti per analizzare e catalogare un libro, sia esso un romanzo, un saggio o una raccolta di poesie, per esempio.
Come si scrive una relazione?
Dopo aver stabilito cos’è una relazione, quali sono le sue caratteristiche fondamentali e quali tipi di relazione possiamo trovare, passiamo all’aspetto prettamente “tecnico”. Vediamo come scrivere una relazione efficace e quali passaggi seguire.
Analisi del target
Chi leggerà la tua relazione? L’analisi del target è il primo passaggio fondamentale, perché ti consente di stabilire lo stile da adottare e le informazioni da inserire in base alla tua utenza. A seconda di chi leggerà la tua relazione, dovrai fare una scelta in termini di stile e contenuto.
Facciamo un esempio pratico. Pensa a una relazione stilata in ambito lavorativo: potrebbe essere destinata al tuo team o ai tuoi superiori. C’è differenza: probabilmente, infatti, per i tuoi superiori alcuni elementi potrebbero essere superflui poiché già noti.
Definizione degli obiettivi
Una volta definito il target, il secondo passaggio è individuare gli obiettivi. Dovrai chiederti: quale messaggio desideri trasmettere con la tua relazione.
Per quale motivo hai intenzione di scrivere una relazione? Quali argomenti trattare e quali tralasciare? Rispondendo a queste domande potrai fare ordine mentale e definire cosa scrivere e in che modo.
Raccolta di fonti e documentazione
Questo passaggio è fondamentale. Infatti, una relazione sarà davvero efficace e utile se sarai in grado di presentare prove a sostegno di ciò che affermi. In base all’argomento che intendi presentare, può essere utile cercare libri, articoli, riviste, ma anche fonti sitografiche autorevoli e attendibili che possono aiutarti ad argomentare la tua tesi.
Fare una scaletta della relazione
Questa è la vera parte operativa e si tratta di stabilire la struttura della relazione. Quando realizzi un documento formale, come appunto una relazione scritta, è necessario seguire degli standard a livello strutturale.
Fare la scaletta degli elementi da introdurre è utile anche per una tua maggiore chiarezza mentale. In genere, la struttura di una relazione scritta prevede questi elementi:
- Titolo;
- Introduzione;
- Metodi di ricerca;
- Risultati;
- Discussione dei risultati;
- Conclusione;
- Riferimenti (bibliografia, fonti, ecc.)
Stesura della bozza
Una volta definita adeguatamente la struttura della relazione, è il momento di scrivere. Il tuo compito è inserire le informazioni corrette nei blocchi giusti: può sembrare immediato, ma non sempre è così. Per questa ragione, può essere molto utile realizzare una prima bozza della relazione, senza badare troppo agli errori e alla formattazione (a questo aspetto di rifinitura penserai successivamente).
Formattazione e revisione
Finalmente, la bozza è pronta per la formattazione e la correzione. Formattare un testo significa renderlo visivamente piacevole, agevole da leggere e da consultare. Gli elementi che dovrai impostare e utilizzare nel tuo documento sono:
- Carattere del testo o font;
- Dimensione del font;
- Disposizione del testo (a sinistra, a destra, centrato, giustificato);
- Grassetto;
- Corsivo;
- Sottolineato;
- Colore del testo;
- Elenchi puntati o numerati.
Alcuni consigli rapidi sulla formattazione del testo
Ovviamente non dovrai scrivere tutto allo stesso modo. In genere, titoli e sottotitoli vengono formattati in grassetto e hanno dimensione maggiore del corpo del testo, mentre le citazioni o le parole in lingua straniera sono spesso riportate in corsivo.
Per ciò che riguarda la revisione, dovrai sincerarti che il testo sia privo di errori e che i contenuti siano esposti con chiarezza.
Per esempio, se una frase non ti sembra corretta o risulta poco leggibile, modificala senza problemi. Allo stesso modo, se la disposizione dei paragrafi non ti sembra logica, cambiala. La revisione serve proprio a migliorare la fruibilità e la scorrevolezza.
Ora che hai tutte le informazioni preziose su come scrivere una relazione, è giunto il momento di realizzare un lavoro chiaro ed efficace. A proposito: potrebbe esserti utile un corso online!
Quali corsi online seguire per imparare a scrivere una relazione?
Seguire un corso online a distanza e comodamente da casa o dal luogo per te più confortevole è un ottimo modo per migliorare le tue competenze. Puoi seguire le lezioni quando vuoi, organizzandoti in base ai tuoi impegni e sfruttando gli insegnamenti di veri professionisti del settore.
In questo caso, ti consigliamo di dare un’occhiata alle proposte che trovi tra i nostri corsi online. In particolare, potrebbero fare al caso tuo i nostri corsi di scrittura: trovi tutto ciò che ti serve nella sezione dedicata alla Comunicazione.
Imparerai a scrivere testi adeguati al target e alla destinazione d’uso; apprenderai varie tecniche e stili, saprai come organizzare un testo in tutti i suoi elementi, per muoverti con dimestichezza in differenti contesti.